Обеспечение доказательств нотариусом возникает до судебного процесса и не обязательно в связи с ним. Нотариус активно практикует совершение данного нотариального действия.
В соответствии со ст. 102 Основ законодательства о нотариате РФ по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает сохранность доказательств, необходимых в случае возникновения в будущем дела в суде или административном органе, если имеются основания полагать, что представление этих доказательств, впоследствии станет невозможным или затруднительным.
Обеспечение доказательств осуществляется в форме протокола осмотра или допроса.
Нотариус совершает выезды на стройки, в квартиры для фиксации их состояния. Нередко допрашивает свидетелей, подтверждает факт нахождения лица в конкретном месте в конкретное время.
В конфликтах между юридическими лицами акционеры зачастую подозревают, что вместо уведомления об участии в общем собрании или предложения о реализации преимущественного права на приобретение акций или долей им присылают поздравительную открытку. Нотариус вскрывает конверт и производит осмотр его содержимого. Это может потом быть использовано в качестве доказательства.

Обеспечение доказательств относится к официальным письменным доказательствам, поскольку эти документы исходят от нотариуса, наделенного государством определенными полномочиями. Отличие нотариального производства по обеспечению доказательств от судебного порядка заключается в том, что нотариальное производство не ставит их в зависимость от подачи искового заявления. Нотариальное производство по обеспечению доказательств дает возможность любым лицам обратиться к нотариусу за обеспечением доказательств на случай возможного судебного процесса в будущем.
Если, к примеру, в средствах массовой информации - печатном издании появилась информация, порочащая гражданина задевающая его честь и достоинство или деловую репутацию юридического лица, то доказательством самого факта распространения этого будет являться печатное издание, которое может быть представлено в суд как вещественное доказательство.
А если та же самая информация размещена в Интернете, что делает ее доступной для гораздо большего числа людей, то представить её в суд, как доказательство ее наличия и доступности будет уже затруднительным.
И тут жертвам компроматов в электронных СМИ в Интернете может помочь нотариус, который в присутствии заинтересованных лиц производит осмотр сайта и выполняет процессуальные действия по обеспечению доказательств, руководствуясь при этом нормами гражданского процессуального права.
Протокол осмотра вещественного доказательства составленный нотариусом может быть использован судом.